Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver hur Preventia Finans AB org.nr. 556788-0900 behandlar dina personuppgifter. Med benämningarna ”vi”, ”våra”, ”vårt” och ”oss” i denna policy avses Preventia Finans.

För Preventia Finans är det en självklarhet att vi respekterar integriteten hos alla personer vi är i kontakt med, oavsett om vi behandlar personuppgifterna på egen hand eller i egenskap av ombud för våra kunder. Det är viktigt för oss du förstår vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi gör det och vilka dina rättigheter är. Därför uppmanar vi dig att läsa igenom denna integritetspolicy, som ger dig mer information om hur Preventia Finans behandlar dina personuppgifter.

Vem ansvarar för behandlingen av mina personuppgifter?

Preventia Finans är ett inkassobolag med tillstånd från Datainspektionen. Vi ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter när vi driver in skulder för Preventia Finans räkning. Vi agerar även i egenskap av personuppgiftbiträde då vi driver in skulder för våra kunders räkning. Preventia Finans finansierar även vissa kunders fakturor och ansvarar för behandling av dina personuppgifter när vi driver in betalning på de fakturor som vi finansierat.

Om vem behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

Uppdragsgivare, d.v.s. fysiska personer som antagligen själva är uppdragsgivare till Preventia Finans eller som är företrädare eller kontaktperson för uppdragsgivare hos Preventia Finans. I detta innefattas även klientrelaterad information, d.v.s. personuppgifter rörande fysiska personer som hanteras inom ramen för ärenden inom inkassoverksamheten.

Gäldenärer, d.v.s. fysiska personer som antagligen själva, eller som är företrädare eller kontaktperson för företag, som är skyldiga Preventia Finans eller våra uppdragsgivare betalning.

Övriga affärskontakter, d.v.s. fysiska personer som har kontakt med Preventia Finans såsom företrädare eller kontaktperson för en potentiell framtida uppdragsgivare eller leverantör, eller på annat sätt kommer i kontakt med Preventia Finans utan att vara uppdragsgivare.

Varför behandlar ni mina personuppgifter?

Uppdragsgivare

För att kunna åta oss uppdrag för dig eller det bolag som du representerar och för att genomföra ett sådant uppdrag och bevaka dina/din uppdragsgivares intressen inhämtar och behandlar Preventia Finans personuppgifter om dig. Vi behandlar vidare dina uppgifter för att genomföra obligatoriska jävskontroller, penningtvättskontroller och fakturering för vårt arbete. Om du som enskild person eller som företrädare för enskild firma är uppdragsgivare till Preventia Finans är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås. För det fall du inte lämnar dina uppgifter till oss kan vi inte åta oss ditt uppdrag. Om du är företrädare eller kontaktperson för en organisation som är uppdragsgivare till Preventia Finans eller annan fysisk person som behandlas inom uppdrag för Preventia Finans inkassoverksamhet är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i klientrelationer. Om du inte lämnar dina personuppgifter är det inte säkert att vi kan fullgöra våra åtaganden mot organisationen som vi representerar.

Vilka personuppgifter behandlar ni om mig?

Preventia Finans behandlar personuppgifter i form av ditt namn och dina kontaktuppgifter, såsom e-postadress och telefonnummer, samt uppgifter om den organisation du representerar.

Övriga affärskontakter

För att kunna ingå och hantera avtal med leverantörer och andra affärskontakter inhämtar och behandlar Preventia Finans personuppgifter. Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig som företräder en enskild firma som är affärspartner till Preventia Finans är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås.

Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig som företräder en organisation som är affärspartner till Preventia Finans är en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i relationen.

Preventia Finans behandlar även ditt namn och dina kontaktuppgifter, såsom din e-postadress, samt uppgift om den organisation som du representerar för att erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig och den organisation som du representerar. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra tjänster som vi tror att din organisation kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för att skicka erbjudanden till dig går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet mot bakgrund av potentiella fördelar som dessa erbjudanden innebär för din organisation. Du har dock rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring.

Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Preventia Finans har en rättslig förpliktelse att fullfölja, exempelvis till följd av Preventia Finans bokföringsskyldighet eller andra skyldigheter som åvilar Preventia Finans enligt lag.

Gäldenär

I de flesta fall behandlar vi dina personuppgifter för att driva in den skuld du är skyldig oss eller vår kund. För detta ändamål kan vi behandla dina personuppgifter för bedömning av förmåga att fullgöra ekonomiska åtaganden och ekonomisk vederhäftighet i övrigt. Vidare kan dina personuppgifter användas vid administration av de avtalsförhållanden som fordringsanspråk grundas på inklusive betalningar, andra fullgöranden, administration av krav, påminnelser, uppgörelser, betalningar och verkställighet av olika slag.

Vi kommer bara att behandla dina personuppgifter om vi har en laglig grund att göra det. Inkasso är en uppgift av allmänt intresse och vi får därför behandla dina personuppgifter på denna grund. Behandling av dina personuppgifter för att driva in skuld är tillåten, även om du inte samtycker till det. De personuppgifter vi har om dig kan också användas för att försvara rättsliga anspråk, uppnå annan verkställighet eller för att uppfylla legala och avtalsrättsliga förpliktelser. Vi kan till exempel vara skyldiga att tillhandahålla dina personuppgifter när vi är föremål för tillsyn från myndigheterna och för att förhindra, övervaka och bevisa bedrägeri, penningtvätt och andra kriminella aktiviteter.

Vilka personuppgifter behandlar ni om mig?

Vi har nödvändig information för att hantera ditt ärende. För att kunna kommunicera med dig och säkerställa en trygg och korrekt identifiering behöver vi ditt namn, ditt personnummer, födelsedatum och kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress.
För att värdera din förmåga att betala, analysera och hantera risker, göra betalningsplaner och övervaka skulder har vi också finansiell information som betalningshistorik, uppgift om dröjsmål, kredithistorik, information om din skuld, inkomst, tillgångar, krediter, lån, betalningshistorik och kreditbetyg.

För att förstå din specifika situation bättre och för att fatta ett välinformerat beslut om hur vi ska hantera ditt ärende kan du också välja att förse oss med information om dina skäl för att inte betala – beroende på den information du lämnar till oss, till exempel personliga eller familjerelaterade omständigheter, arbetsrelaterade problem osv. Den information vi har om dig kan anonymiseras och användas för att utveckla vår verksamhet. Om det är nödvändigt för att skydda dina personuppgifter och säkerställa en lämplig testutveckling av och ändringar i vårt IT-system kan dina personuppgifter dock komma att användas i befintligt skick.

Behandlar ni några känsliga uppgifter om mig?

Om inte annat avtalas med dig eller är nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk kommer vi inte att inkludera särskilda kategorier personlig information (så kallade ”känsliga personuppgifter”, t.ex. uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, medlemskap i fackföreningar och behandling av uppgifter som rör hälsa eller sexliv).

Det kan dock gynna dig att meddela oss om hälsotillstånd, funktionsnedsättningar och/eller personlig information om ditt privatliv som kan påverka din förmåga att betala din skuld.
Det gör att vi kan vidta rimliga åtgärder för att tillgodose dina behov eller krav, t.ex. tillåta erforderliga avbrott i ditt avbetalningsarrangemang, ge utrymme för att söka fri och oberoende skuldrådgivning eller justera ditt betalningsarrangemang. Denna information kommer att användas av oss för att ge dig hjälp och kommer sparas så länge som behövs för detta syfte, eller tills de inte behövs för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Måste jag ge er mina personuppgifter?

Det är nödvändigt för oss att behandla dina personuppgifter för ovan angivna ändamål. Detta betyder dock inte att du personligen måste ge oss några personuppgifter. De flesta (om inte alla) personuppgifter som vi behandlar om dig kommer faktiskt från en annan källa än dig.
Dina personuppgifter samlas främst in från vår kund, kreditupplysningsföretag, myndigheter och andra offentliga register.

Du har dock möjlighet att välja att ge oss ytterligare personuppgifter. Sådan information kan till och med hjälpa oss att hantera ditt ärende, och det är oftast till din fördel. Du kan till exempel ha ett giltigt skäl till varför du inte har betalat din skuld som du kanske vill berätta för oss, eller om vi enas om att sätta upp en avbetalningsplan för att hjälpa dig att betala din skuld vill du kanske lämna vissa uppgifter för att göra avbetalningsplanen anpassad och lämplig för just din situation.

Kommer ni att dela mina personuppgifter med andra?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer som underlättar och/eller tillhandahåller en del av våra tjänster, t.ex. utskrifts- och posttjänster, IT-tjänster osv. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med vår kund (din avtalspart), kreditupplysningsföretag, delgivningsmän och statliga myndigheter.

Våra anställda kommer att ha tillgång till personuppgifterna. I sådana fall kommer åtkomst bara att ges om det är nödvändigt för de syften som beskrivs och bara om den anställde är bunden av en sekretessförpliktelse.

ANVÄNDNING AV EPOST

Preventia Finans kommer i sin kommunikation i ärendet – såväl med uppdragsgivare och dennes företrädare och kontaktpersoner som med domstolar, myndigheter och andra med kan behöva överföra personuppgifter till – att använda okrypterad epostkommunikation om inte särskilda skäl föreligger däremot eller om du meddelar att du inte godkänner att okrypterad epostkommunikation används.

Hur länge sparar ni mina personuppgifter?

Om vi behandlar dina personuppgifter för inkassoändamål kommer vi spara dina uppgifter i enlighet med god inkasso sed. Det betyder att vi kommer radera eller anonymisera dina personuppgifter senast 36 månader efter att ditt ärende har avslutats, om vi inte måste spara uppgifterna under en längre tid i enlighet med ett annat förenligt ändamål.
Om vi behandlar dina personuppgifter för något annat ändamål, kommer vi spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med den behandlingen. Fakturor som har överförts på Preventia Finans, och den relaterade betalningshistoriken, sparas i enlighet med Bokföringslagen.  Oaktat ovan kan vi komma att spara dina personuppgifter i statistiskt syfte för en längre tidsperiod, inklusive för att fullgöra eventuella rapporteringsförpliktelser till vår kund. För statistiska syften kommer vi att ha strikt pseudonymiserade eller anonymiserade uppgifter.
När det gäller säkerhetskopior kommer vi också att radera dina personuppgifter i våra säkerhetskopior, dock bara om och när det är dags att göra nya säkerhetskopior enligt vår policy om säkerhetskopiering. Om säkerhetskopian ska raderas enligt vår policy om säkerhetskopiering kommer vi att radera dina personuppgifter fullständigt.

Kommer jag att bli föremål för automatiska beslut?

Automatiskt beslutsfattande, också känt som profilering, är en integrerad del av inkassoverksamhet och säkerställer att ditt ärende hanteras korrekt och så effektivt som möjligt. Bland annat görs en bedömning om det är sannolikt om du kommer betala skulden eller om vi borde vidarebefordra ärendet till Kronofogden. Beslutet skapar ingen annan legal effekt jämfört med om beslutet hade fattats på manuell väg. Du kommer generellt inte att få någon information om den bedömning som ditt ärende har fått, men om du anser att vi har hanterat ditt ärende felaktigt på grund av bedömningen har du rätt att be oss omvärdera bedömningen manuellt.

VAD HAR DU SOM REGISTRERAD FÖR RÄTTIGHETER?

Rätt till tillgång

Du har rätt att vända dig till Preventia Finans i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar, samt begära information om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. Preventia Finans kommer i egenskap av personuppgiftsansvarig att förse dig med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Preventia Finans komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätt till rättelse

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar begränsade. Om du anser att Preventia Finans behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga eller ofullständiga kan du kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

Rätt till radering

Du har även rätt att få dina uppgifter raderade bland annat om de inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om behandlingen av dem baseras på samtycke och detta har återkallats. Det kan dock finnas lagkrav eller avtalsförhållande som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter.

Rätt att invända

Som registrerad har du rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av intresseavvägning. Du som registrerad har även rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Som registrerad har du rätt att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit Preventia Finans som personuppgiftsansvarig och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att lämna in klagomål

Om du är missnöjd med hur vi behandlat dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss, se våra kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till:

Datainspektionen / Integritetsskyddsmyndigheten (myndigheten byter namn till Integritetsskyddsmyndigheten under år 2018)

Box 8114 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

ÄNDRINGAR AV POLICYN

Preventia Finans förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i policyn, kommer Preventia Finans informera om detta på lämpligt sätt.

Kontakta Preventia Finans

Vid frågor eller vid andra önskemål avseende personuppgifter vänligen kontakta Preventia Finans kontaktperson avseende personuppgiftshantering: Andreas Rosenqvist, Preventia Finans AB Box 240 22, 400 22 Göteborg Tele: 031-10 20 00 Epost: kundservice@preventiafinans.se